Protection des données personnelles et politique de confidentialité

Note préliminaire : les termes “SNL” et “nous” dans le texte ci-dessous se réfèrent à la Société des naturalistes luxembourgeois.

Introduction

Le 25 mai 2018, le règlement européen N° 2016/679, dit « Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD), entre en vigueur. Ce règlement est applicable dans tous les États membres de l’Union européenne ainsi que chaque entité morale agissant sur le territoire de l’Union européenne. L’objectif principal du règlement est de constituer un texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel, qui renforce, unifie et harmonise la protection des données pour tous les individus de l’Union européenne. De plus, le règlement s’applique même aux instances en dehors du territoire de l’Union européenne, qui traitent des données de ressortissants de celle-ci.

La présente politique de confidentialité est applicable au traitement des données à caractère personnel par la SNL et par les sites web gérés par la SNL.

Nous accordons de l’importance à une gestion prudente de vos données à caractère personnel. Cela signifie notamment que nous gérons vos données à caractère personnel en toute confidentialité, que nous avons pris des mesures de sécurité afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’accès non autorisé ou le vol, et que nous supprimerons les données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires à notre travail associatif.

Données à caractère personnel concernées

La SNL reçoit vos données à caractère personnel de différentes façons :

  • lorsque vous vous inscrivez comme membre (voir les infos listées ici-bas) ;
  • lorsque vous prenez contact avec nous par courriel (adresse de courriel) ou téléphone (numéro de téléphone) ;
  • lorsque vous faites une donation (les données transmises par votre institut financier).

Données que nous recueillons

La SNL privilégie une approche de proportionnalité et de minimisation des données traitées. Nous veillons à ce que les données que nous collectons et traitons soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux finalités des traitements en question.

Fichier des membres

  • titre ;
  • nom et prénom ;
  • adresse postale (Rue et n°, code postal, localité, pays) ;
  • nationalité (conformément à la loi) ;
  • numéro(s) de téléphone (facultatif) ;
  • adresse électronique, de courriel ;
  • mot de passe (invisible aux gestionnaires de la SNL) ;
  • année d’adhésion (automatique lors d’une nouvelle adhésion) ;

Tableau des membres démissionnaires ou décédés

  • année de démission ou année de décès (lorsque la famille ou des proches nous en informent.

Les données de nos membres démissionnaires ou défunts sont exportés dans un tableau informatique d’archive entreposé dans une résidence privée.

Gestion des cotisations

  • données financières (numéro de compte bancaire, code bic).

Visite de nos sites

  • adresse IP et matériel/technologie ;
  • cookies :
    • pour les membres inscrits et lorsqu’ils sont connectés à notre site pour la gestion de leurs données personnelles et de leurs préférences ;
    • pour les gestionnaires de la SNL lorsqu’ils sont connectés en tant qu’administrateurs du site.

Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de la réalisation de nos missions pour :

  • pouvoir traiter et gérer votre cotisation / donation ;
  • pouvoir satisfaire aux exigences légales ;
  • pouvoir vous envoyer nos courriels / courriers d’information aux membres ;
  • pouvoir gérer notre administration financière conformément aux exigences légales ;
  • pouvoir établir des statistiques web.

Utilisation hors SNL

La SNL ne transmet pas vos données à caractère personnel à des tiers.

Conservation de vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Certaines données sont conservées car cela est nécessaire en raison d’une obligation légale. Notre objectif consiste à supprimer les données à caractère personnel dès que celles-ci ne nous sont plus nécessaires pour réaliser nos objectifs. Nous rendons vos données inutilisables en les supprimant.

Par contre, les données que nous livrons annuellement au Recueil électronique des sociétés et associations ne relèvent plus de notre responsabilité quant à leur sort (nom, prénom, nationalité, lieu de résidence, code postal).

Traitement de vos données personnelles

Bases légales

La SNL veille à assurer ce que ses traitements de vos données à caractère personnel soient licites. Dans cet objectif, nous veillons à assurer que chaque traitement soit justifié par une base légale valide, telle que le consentement du membre concerné.

Sécurité

La SNL veille à assurer la sécurité de vos données à caractère personnel, en mettant en œuvre des mesures techniques, juridiques et organisationnelles renforcées.

Registre

La SNL tient un registre des activités de traitement qu’il effectue.

Vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel

  • Vous avez le droit de faire une demande pour consulter, corriger ou supprimer vos données à caractère personnel (Tout membre de la SNL a d’office l’accès à ses données via le site et peut y gérer ses données personnelles ainsi que ses préférences)
  • Vous avez un droit d’opposition à toute utilisation de vos données à des fins incitatives (ce que la SNL ne fait pas).
  • Si un membre ne désire plus que la SNL utilise ses données (dans le cadre de la gestion des membres tel que décris précédemment), cela implique la démission du membre en question.
  • Si vous faites une demande de droit de regard, de correction, de suppression ou d’opposition, nous commencerons par déterminer si nous pouvons prendre votre demande en considération. Nous ne pouvons prendre votre demande en considération si nous ne pouvons établir votre identité ou si vous avez introduit récemment (il y a moins de six mois) une demande similaire.
  • Si nous avons pris votre demande en considération, il existe un certain nombre de situations dans lesquels nous devons rejeter la demande. Nous devrons par exemple rejeter la demande si la protection des droits d’un tiers pèse plus lourd. Cela peut se produire si votre demande de droit de regard concerne également les données à caractère personnel d’autres personnes. Si nous rejetons la demande, nous motivons par écrit, dans un délai de six semaines, pourquoi nous ne pouvons satisfaire à la demande.
  • Si vous n’êtes pas d’accord avec notre décision concernant une demande de droit de regard, de correction, de suppression ou d’opposition, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission nationale pour la protection des données : www.cnpd.lu

Désabonner les courriels d’information

Dans l’espace en ligne de gestion des données personnelles, tout membre connecté peut à tout moment choisir s’il désire recevoir les informations de la SNL via courrier ou courriel.

Liens vers les sites web de tiers

Plusieurs liens vers les sites web de tiers figurent sur nos sites web. Nous vous conseillons de lire la politique de confidentialité du site web que vous visitez via notre site web. Nous ne pouvons assumer de responsabilité pour la manière dont des tiers agissent avec vos données à caractère personnel.

Questions

Si vous avez des questions ou des remarques sur notre politique de confidentialité ou sur la façon dont la SNL traite les données à caractère personnel, vous pouvez adresser ces questions à

ou par courrier postal à:

Société des naturalistes luxembourgeois ASBL
B. P. 327
L-2013 Luxembourg

Modifications apportées à la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la politique de confidentialité. Veuillez dès lors consulter régulièrement notre politique de confidentialité pour constater d’éventuelles modifications.


Version initiale publiée le 25 mai 2018 par C. Ries.